Primeiro, vamos desmistificar “Estratégia”
Muitos pequenos empresários escutam as palavras “planejamento estratégico” e já pensam em uma “aula chata, longa e que não se aplica para sua empresa”. Outros não fazem ideia do que se trata (alguns me perguntam “isso tem a ver com Plano de Negócios?”). Então, antes de falarmos de gestão, vamos acordar em um conceito simples sobre “estratégia”.
Estratégia é simplesmente a arte de achar as melhores respostas (“COMO” RESOLVER O PROBLEMA?) para os melhores problemas (“O QUE É” O PROBLEMA?).
Ou seja, para você conseguir atingir um objetivo, antes de você executar ações para atingi-lo (COMO), é muito importante garantir que seu objetivo é claro e é realmente o objetivo que você busca (O QUE). Objetivos claros são o berço de uma estratégia bem sucedida.
Por exemplo: vamos imaginar que somos líderes do exército grego na batalha de tróia. Nosso inimigo tem muralhas resistentes e os melhores arqueiros do mundo. O inimigo despacha apenas pequenos contingentes de infantaria para fora das muralhas e os mantém sempre à distância dos arqueiros. Pergunta: qual é o principal problema (O QUE É O PROBLEMA?) de nosso exército grego na guerra de tróia? Algumas possíveis respostas que podem vir à mente são
Como “Derrotar todos os soldados do inimigo?”;
Como “Derrotar todos os generais do inimigo?”;
Como “Derrotar o líder do inimigo?”;
Como “Fazer com que o inimigo se entregue?”;
Todas as opções àcima são respostas para a pergunta “O QUE É o problema?” pois todas produziriam o mesmo resultado: vencer a guerra. Certo? Porém, se os gregos tivessem visto apenas essas respostas para seu problema, eles jamais teriam pensado em construir um cavalo gigante de madeira para infiltrar soldados pelas muralhas. A melhor resposta para O QUE É O PROBLEMA que eles encontraram é “Como penetrar as muralhas de Tróia?“. Esse foi o problema-chave que trouxe a vitória aos gregos. Com essa resposta para “O QUE É O PROBLEMA?”, eles moveram o pensamento para o “COMO RESOLVER O PROBLEMA?” que, por sua vez, levou à ideia do conhecido Cavalo de Tróia. O fato de que os gregos acharam o melhor problema para atingir seu objetivo levou a sua vitória na guerra com pouco disperdício de soldados, dinheiro, e demais recursos. Esse é um case que todos conhecemos de uma estratégia de sucesso.
O que isso quer dizer para as pequenas empresas?
A maior parte das pequenas e boa parte das médias empresas com quem eu tenho contato no Brasil não define ou define sem nenhum detalhamento seus objetivos. Algumas têm documentos que são chamados de “Planejamento Estratégico” com um punhado de citações sobre “ser referência em X, Y, Z…, missão visão e valores” salvo em algum diretório ou computador da empresa.
Sejamos honestos: Documentos como esse são tão úteis quanto papel higiênico a menos que consigam guiar as decisões no dia-a-dia da empresa.
Se as pessoas não trabalham todos os dias em direção a objetivos e metas definidos que tragam um senso de “meu trabalho está contribuindo para X, Y e Z objetivos da empresa” para cada colaborador, de nada serve qualquer documento que defina alguma estratégia, ou “planejamento estratégico”.
Empresas sem objetivos são empresas sem estratégia.
Definir objetivos para nossas empresas é o mesmo que responder à pergunta “QUAIS são os melhores problemas em que vamos focar nossa empresa nesse trimestre/semestre/ano? Assim fica evidente que empresas “administradas” sem objetivos claros são empresas sem estratégia. E, como vimos no exemplo da Guerra de Tróia, não basta definir objetivos – precisamos pensar e focar em encontrar os melhores objetivos para definirmos as melhores estratégias.
Resumo: estratégia é simplesmente achar as melhores respostas para as melhores perguntas – na ordem contrária.
Definindo e executando estratégias de sucesso em pequenas e médias empresas
Seguem algumas dicas para você acelerar o crescimento de sua empresa e começar a guiá-la a estratégias.
Passo 1: Defina objetivos trimestrais (“O QUEs”)
É a hora de você encontrar os melhores objetivos para sua empresa nesse trimestre. O que é mais prioritário nesse momento? Veja alguns exemplos de objetivos:
a) Aumentar o faturamento bruto recorrente em 20% até o fim do trimestre
b) Lançar pelo menos uma nova oferta de sucesso até o fim do trimestre
c) Gerar pelo menos 5% do faturamento através de um novo nicho de mercado até o fim do trimestre
d) Reduzir o custo operacional em 20% até o fim do trimestre
Ao definir os objetivos trimestrais de sua empresa, eu recomendo que você concentre-se nos três meses seguintes. Isso vai permitir um grande foco de toda sua equipe sem ter planos de “longuíssimo prazo” que nunca viram realidade.
Passo 2: Após ter objetivos claros, defina as metas (“COMOs”) que vão permitir a realização de cada objetivo por departamento
As metas são resultados que podem ser facilmente medidos. É importante usar metas quantitativas que usem números como referência pois, assim, fica fácil saber quando estamos “em dia” com as metas e quando estamos atrasados ou adiantados Isso permite que rapidamente mudemos nosso curso de ação caso as metas não estejam sendo atingidas. O ideal é você ter pelo menos 4 metas para cada objetivo. Alguns exemplos de metas por departamento para os objetivos que definimos àcima:
a) Aumentar o faturamento bruto recorrente em 20% até o fim do trimestre
Meta 1 – Realizar 50 visitas comerciais por mês até o final do trimestre (é importante você saber quantas visitas/ligações normalmente são necessárias para fechar suas vendas no intuito de determinar metas razoáveis)
Meta 2 – Contratar um novo vendedor até o final do mês 1 do trimestre
Meta 3 – Implementar novo sistema CRM até o final do mês 1 para permitir o rastreamento dos contatos comerciais e a geração de relatórios de atendimentos e reuniões
Meta 4 – Reduzir para zero o número de clientes sem contato pela equipe de vendas nos últimos 45 dias
b) Lançar pelo menos uma nova oferta de sucesso até o fim do trimestre
Meta 5 – Realizar uma pesquisa sobre possíveis novas ofertas com pelo menos 200 potenciais clientes até o final do mês 1
Meta 6 – Lançar um novo produto / serviço que gere R$ 30,000 de faturamento até o final do trimestre
Meta 7 – Lançar uma campanha de marketing para gerar pelo menos 40 leads (potenciais clientes) para o novo produto / serviço a ser lançado até o mês 2
Meta 8 – Palestrar em pelo menos 4 eventos relevantes que atraiam clientes potenciais para o novo produto até o fim do mês 2
c) Gerar pelo menos 5% do faturamento através de um novo nicho de mercado até o fim do trimestre
Meta 9 – Realizar uma pesquisa de mercado para identificar oportunidades nos nichos X e Y entrevistando pelo menos 50 clientes e/ou potenciais clientes e 10 colaboradores técnicos até o fim do mês 1;
Meta 10 – Definir o novo nicho-alvo até o final do mês 1
Meta 11 – Publicar 3 estudos de caso de clientes no novo nicho-alvo até o dia XX/XX/XXXX
Meta 12 – Realizar a venda de X unidades de produtos / serviços para o novo nicho-alvo até o fim do trimestre
Meta 13 – Participar em pelo menos 3 eventos focados no novo nicho-alvo até o final do trimestre;
d) Reduzir o custo operacional em 20% até o fim do trimestre
Meta 14 – Implantar sistema de automação de processos até o fim do primeiro mês
Meta 15 – Fazer com que 20% da base de clientes utilize o Portal de Autoatendimento para fazer solicitações online (solicitar faturas, boletos, histórico de compras, abrir chamados, etc) e reduzir o volume de ligações telefônicas
Meta 16 – Criar uma Base de Conhecimento online com artigos de ajuda para as 10 principais dificuldades apresentadas pelos clientes até o final do mês 1
Meta 17 – Reduzir o volume de ligações para o pós-venda / suporte técnico em 20% até o final do trimestre
Passo 3: Monitore os resultados de seus planos através das metas e aplique mudanças sempre que necessário
Como podemos ver nas metas de exemplo àcima, cada meta estará sempre associada a um ou mais objetivos. Cada uma das metas vai se tornar um projeto especifico (fazer X visitas comerciais, implementar X sistemas, participar em X eventos, contratar X colaboradores, etc) e, agora, é a hora de acompanharmos cada um de nossos projetos. As metas definadas agora nos permitem acompanhar semana-a-semana o resultado de cada um de nossos projetos e, assim que observarmos algum desvio das metas esperadas, podemos rapidamente tomar ações corretivas.
Então é muito importante que haja reuniões semanais (na maior parte dos casos) para que você acompanhe as metas para cada projeto definido e tome as decisões necessárias com agilidade. Definir seus objetivos e metas sem acompanhá-los ao longo do tempo é, sem dúvidas, uma perda de tempo.
Por exemplo, se ao longo do primeiro mês de trabalho observarmos que cada vendedor está fazendo menos visitas do que o esperado, rapidamente podemos alterar nossa Meta 2 para “contratar mais dois vendedores” ao invés de apenas 1 como foi definido na Meta 2. Ou seja, conseguimos tomar ações corretivas antes mesmo do final do mês. Essa é uma das grandes vantagens de ter-se metas mensuráveis – sua empresa ganhará uma velocidade nunca vista antes na tomada de decisão.
Seguindo esses 3 passos, sua pequena ou média empresa será melhor gerenciada utilizando objetivos claros para guiar todos os esforços e metas claras para tornar a “gestão” uma realidade. Curta minha página no Facebook para receber mais conteúdos como esse para ajudar pequenas e médias empresas a vencer!
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